Un billet de train, une nuit d’hôtel, un déjeuner avec un client : vous avancez la dépense, votre société vous la rembourse sur note de frais.
C’est simple, à condition de respecter trois règles.
Une dépense avancée par le président de SASU est remboursée et déduite par la société si elle est engagée dans l’intérêt de la société, réelle, et justifiée pour son montant exact. Les dépenses personnelles, les amendes et les dépenses somptuaires ne se déduisent pas.
Ce que dit la règle
- L’intérêt de la société. Une charge est déductible si elle est exposée dans l’intérêt de l’exploitation (article 39, 1 du code général des impôts ; BOFiP, BOI-BIC-CHG-10-10, § 1, version en vigueur depuis le 23 janvier 2019).
- Le montant exact, justifié. Pour un dirigeant de société, un remboursement de frais n’échappe à l’impôt que s’il est « fixé à partir du chiffre exact et justifié des dépenses ». Un forfait est imposable comme un supplément de rémunération (article 80 ter du CGI ; BOI-RSA-CHAMP-20-50-10-20, § 180, version en vigueur depuis le 26 juin 2020).
- Les kilomètres. Les indemnités kilométriques calculées selon le barème fiscal sont admises si chaque trajet professionnel est justifié : date, objet, kilomètres parcourus (même BOFiP, § 190).
- Jamais déductibles. Les amendes et pénalités, une contravention par exemple (article 39, 2 du CGI). Les dépenses de chasse, de pêche non professionnelle, de yacht ou de résidence de plaisance (article 39, 4 du CGI).
Vos dépenses personnelles ou familiales restent, elles, à votre charge : elles ne sont pas engagées dans l’intérêt de la société.
Exemple : la présidente d’une SASU de conseil, en mars 2027
Elle passe deux jours chez un client à Lyon, puis remet sa note de frais du mois :
- train aller et retour, 180 € : remboursé et déduit ;
- une nuit d’hôtel, 140 € : remboursée et déduite ;
- dîner seul le soir, sur place, 32 € : remboursé et déduit, c’est une dépense de déplacement ;
- déjeuner avec le client, 78 € : remboursé et déduit, avec la facture, le nom du client et l’objet du rendez-vous ;
- une contravention reçue en chemin : à sa charge. Si la société la payait, la dépense ne serait pas déductible.
Au total, 430 € remboursés sur justificatifs, sans impôt pour elle, et déduits du résultat de la société.
Les bons réflexes
- Une note de frais par mois, avec chaque justificatif : facture au nom de la société dès que possible.
- Pour un repas d’affaires, notez le nom des invités et l’objet du rendez-vous.
- La carte de la société pour les dépenses de la société, et jamais pour vos dépenses personnelles.
Ces repères sont généraux et indicatifs. Chaque situation est unique : ils peuvent ne pas convenir à la vôtre, et doivent être validés avec un professionnel avant toute décision.
Ce que fait votre expert-comptable
- Vos notes de frais comptabilisées avec la tenue de votre comptabilité, et la TVA récupérée quand elle peut l’être.
- Une check-list des justificatifs à garder, remise dès le début de notre mission.
- Une alerte si un remboursement risque d’être imposable pour vous, ou une dépense d’être refusée en déduction.
- Un interlocuteur unique, votre expert-comptable, qui vous répond généralement sous deux jours ouvrés.
Cet accompagnement est proposé en priorité aux clients qui nous confient, à l’année, leur comptabilité et leur fiscalité, comme mission accessoire selon les cas : une vérification rapide et sans enjeu peut faire partie de votre suivi ; une situation plus complexe fait l’objet d’une facturation à part. Dans tous les cas, nous en parlons d’abord avec vous.
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Pour aller plus loin : récupérer la TVA sur les repas, l’hôtel et les déplacements, les acomptes d’impôt sur les sociétés, président de SAS ou de SASU et consultant en SASU.
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Questions fréquentes
Président de SASU : la société peut-elle rembourser mes frais sans justificatif ?
Elle le peut, mais le remboursement devient alors imposable pour vous. Pour un dirigeant de société, seuls les remboursements fixés d’après le montant exact et justifié des dépenses échappent à l’impôt ; un forfait est traité comme un supplément de rémunération (article 80 ter du CGI).
Une amende payée par la société est-elle déductible de son résultat ?
Non. Les sanctions pécuniaires et pénalités de toute nature, comme une contravention, ne sont pas déductibles du bénéfice imposable (article 39, 2 du CGI). Si la société la paie, la somme est réintégrée dans son résultat fiscal.
Comment le président de SASU se fait-il rembourser ses kilomètres ?
Par des indemnités kilométriques calculées selon le barème fiscal, sur un relevé qui précise, pour chaque trajet professionnel, la date, l’objet et les kilomètres parcourus. Un nombre de kilomètres global, sans ce détail, est traité comme un forfait imposable (BOFiP, BOI-RSA-CHAMP-20-50-10-20, § 190).
Note de frais du président de SASU : quels justificatifs conserver ?
La facture ou le ticket de la dépense, avec sa date et son objet, et, pour un repas ou un déplacement, le motif professionnel et les personnes concernées. Ces justificatifs montrent que la dépense est engagée dans l’intérêt de l’entreprise ; ils permettent aussi de récupérer la TVA lorsqu’elle est déductible.
Notes de frais du président de SASU, déjà accompagné par un expert-comptable : comment nous rejoindre ?
C’est simple : vous envoyez votre lettre de résiliation à votre ancien cabinet, en recommandé avec accusé de réception (nous vous en donnons un exemple à adapter) ; une fois notre lettre de mission signée, nous organisons avec lui la reprise de votre dossier, dans le respect des règles de la profession. Les étapes du changement d’expert-comptable