Banque, bailleur, client, marché public, demande de financement : on vous demande souvent un extrait Kbis de moins de trois mois.
Si vous dirigez l’entreprise, vous n’avez pas à le payer. Les greffes des tribunaux de commerce le délivrent gratuitement à leurs dirigeants, sur le service en ligne MonIdenum.
Voici comment faire, étape par étape.
Extrait Kbis ou extrait K : de quoi parle-t-on ?
Extrait Kbis
Il atteste de l’immatriculation d’une société au Registre du commerce et des sociétés (RCS) : SAS, SASU, SARL, EURL, SA, SNC… C’est la « carte d’identité » de la société.
Extrait K
Il concerne l’entrepreneur individuel commerçant inscrit au RCS, y compris le micro-entrepreneur qui exerce une activité commerciale.
Ces extraits indiquent notamment la dénomination, le numéro Siren, la forme juridique, le capital, l’adresse du siège, l’activité et les dirigeants. Ils mentionnent aussi les éventuelles procédures collectives.
Bon à savoir. Une profession libérale ou un artisan qui n’est pas inscrit au RCS n’a pas d’extrait Kbis ni K. D’autres justificatifs gratuits existent : voir plus bas.
Qui peut l’obtenir gratuitement ?
Le téléchargement gratuit est réservé aux personnes physiques dirigeantes. Selon MonIdenum, il faut :
- Avoir activé son identité numérique MonIdenum.
- Être identifié comme dirigeant de l’entreprise dans les registres légaux : président de SAS ou de SASU, gérant de SARL ou d’EURL, entrepreneur individuel commerçant…
- Être rattaché à l’entreprise dans son espace MonIdenum.
- Diriger une entreprise couverte par le service, inscrite au RCS et non radiée.
Un mandataire, par exemple un collaborateur ou un conseil, ne peut pas télécharger gratuitement le Kbis à la place du dirigeant.
Étape 1 : activer votre identité numérique
Munissez-vous de votre adresse e-mail, de votre téléphone portable et d’une pièce d’identité en cours de validité (fichier PDF, JPG ou PNG). L’activation se fait en six étapes :
- Adresse e-mail Vous la faites vérifier.
- Mot de passe Vous créez votre espace personnel sur monidenum.fr.
- Double authentification Vous paramétrez une application d’authentification ou un autre facteur de sécurité.
- Téléphone portable Vous le confirmez par un code reçu par SMS.
- Pièce d’identité MonIdenum vérifie son authenticité et vous présente les informations extraites, à vérifier et approuver.
- Rattachement à vos entreprises MonIdenum rapproche votre identité de celle des dirigeants inscrits aux registres : il vous reste à valider.
L’activation et l’utilisation de l’identité numérique sont gratuites.
Étape 2 : télécharger votre extrait Kbis
- Connexion Connectez-vous sur monidenum.fr avec votre identité numérique.
- Rubrique « Kbis & Performances » Vous y retrouvez les entreprises pour lesquelles le téléchargement est disponible.
- Téléchargement Cliquez sur le bouton de téléchargement à côté de l’entreprise : l’extrait s’ouvre au format PDF.
C’est un extrait délivré par le greffe, à jour à la date du téléchargement : vous pouvez le transmettre directement à votre interlocuteur.
Le nombre de téléchargements peut être limité. Si un compteur s’affiche dans votre espace, il indique quand le téléchargement redevient disponible.
Une seule activation, puis quelques clics à chaque fois
L’activation ne se fait qu’une fois. Ensuite, chaque nouvel extrait Kbis s’obtient beaucoup plus vite :
- La première fois, une seule fois Vous activez votre identité numérique : e-mail, mot de passe, double authentification, téléphone, pièce d’identité, rattachement à vos entreprises.
- Les fois suivantes Vous vous connectez simplement, avec votre identifiant, votre mot de passe et votre second facteur.
- Quelques clics Rubrique « Kbis & Performances », bouton de téléchargement : votre extrait à jour, au format PDF.
Vous n’avez pas à refaire la vérification de votre identité. Le rattachement à vos entreprises se met à jour avec les registres, par exemple si vous devenez dirigeant d’une nouvelle société.
Le téléchargement n’est pas disponible : pourquoi ?
- L’entreprise n’est pas inscrite au RCS, par exemple une profession libérale : utilisez l’attestation RNE ou l’avis de situation Sirene.
- Vous n’êtes pas identifié comme dirigeant, ou le rattachement n’a pas abouti : vous pouvez signaler une erreur à MonIdenum.
- L’entreprise est radiée : l’extrait se commande alors sur Infogreffe.
- La juridiction n’est pas couverte par le service, par exemple en Alsace-Moselle, où le registre n’est pas tenu par les greffes des tribunaux de commerce : renseignez-vous auprès du tribunal compétent.
- La limite de téléchargement est atteinte : attendez la date de réinitialisation affichée.
Et si vous n’êtes pas le dirigeant ?
Pour obtenir l’extrait Kbis d’une autre entreprise, d’un client ou d’un fournisseur par exemple, la commande est payante : quelques euros sur Infogreffe ou au greffe du tribunal compétent.
Avez-vous vraiment besoin d’un Kbis ?
Pas toujours. Le Kbis n’est plus exigé pour de nombreuses démarches administratives, comme les marchés publics : le numéro Siren suffit souvent.
Deux justificatifs gratuits peuvent aussi le remplacer selon votre interlocuteur :
Attestation d’immatriculation au RNE
Téléchargeable gratuitement sur l’Annuaire des entreprises, pour toute entreprise inscrite au Registre national des entreprises.
Avis de situation Sirene
Délivré gratuitement par l’Insee, sans valeur juridique, mais souvent demandé par les banques et les organismes. Voir notre guide de l’avis de situation Sirene
Votre expert-comptable et le Kbis
Nous vous demandons un extrait Kbis à jour à votre arrivée au cabinet (après la création ou un changement d’expert-comptable), à chaque changement juridique (dirigeant, siège, capital, activité…), et au plus tard chaque année, pour tenir votre dossier à jour. Avec MonIdenum, vous nous le transmettez en quelques clics, gratuitement.
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Questions fréquentes
L’extrait Kbis est-il vraiment gratuit pour le dirigeant ?
Oui. Le dirigeant d’une entreprise inscrite au RCS et couverte par le service le télécharge gratuitement sur MonIdenum, après avoir activé son identité numérique. Pour l’entreprise d’un tiers, la commande est payante.
Le Kbis téléchargé sur MonIdenum est-il officiel ?
Oui : il est délivré par le greffe, dans le cadre du service géré par les greffes des tribunaux de commerce, et il est à jour à la date du téléchargement.
Un micro-entrepreneur peut-il obtenir un Kbis ?
S’il exerce une activité commerciale, il est inscrit au RCS et peut obtenir gratuitement son extrait K sur MonIdenum. S’il exerce une activité libérale, il n’a pas d’extrait K : l’attestation RNE et l’avis de situation Sirene le remplacent.
Faut-il refaire toute la démarche à chaque nouveau Kbis ?
Non. L’identité numérique s’active une seule fois. Ensuite, il suffit de vous connecter et de cliquer sur le bouton de téléchargement : votre extrait à jour s’obtient en quelques clics.
Combien de temps un extrait Kbis est-il valable ?
Il n’a pas de durée de validité légale, mais la plupart des interlocuteurs demandent un extrait de moins de trois mois. Avec MonIdenum, vous en téléchargez un à jour au moment où vous en avez besoin.
Mon comptable ou mon assistant peut-il le télécharger pour moi ?
Pas gratuitement : un mandat MonIdenum ne suffit pas pour télécharger le Kbis. Le dirigeant le télécharge, puis le transmet.
Que faire si je ne suis rattaché à aucune entreprise ?
Vérifiez que les informations de votre pièce d’identité correspondent à celles inscrites au registre, puis signalez l’erreur au support MonIdenum, en précisant le numéro Siren de l’entreprise.