Toute entreprise qui tient sa comptabilité au moyen d’un système informatisé doit être en mesure de remettre à l’administration fiscale, en cas de contrôle, un fichier des écritures comptables dans un format normalisé.
Ce que contient le FEC
L’ensemble des écritures de l’exercice, avec pour chacune des informations normalisées : journal, date, numéro de compte, libellé, montant, référence de la pièce, date de validation, lettrage. Les écritures doivent être définitives et chronologiques.
Pourquoi c’est important
En cas de contrôle
Le FEC est remis dès le début de la vérification. Un défaut de remise ou un fichier non conforme expose à une amende et peut compliquer le contrôle.
Pour la qualité des comptes
Un FEC propre reflète une comptabilité bien tenue : pièces référencées, écritures validées, comptes lettrés.
Les bonnes pratiques
- Utiliser un logiciel capable de produire un FEC conforme.
- Valider les écritures régulièrement.
- Référencer chaque pièce justificative.
- Contrôler le fichier chaque année, avant la clôture.
Les anomalies les plus fréquentes
- Des écritures non validées, ou modifiables après la clôture.
- Des numéros de pièces absents ou non chronologiques.
- Des libellés vides ou peu explicites, qui rendent les opérations incompréhensibles.
- Des comptes de tiers non lettrés : des factures payées semblent encore dues, et inversement.
- Un changement de logiciel en cours d’exercice sans reprise cohérente des écritures.
Le bon réflexe
Faites générer et contrôler le FEC chaque année avant la clôture : c’est un test simple de la qualité de votre comptabilité, qui évite les mauvaises surprises le jour d’un contrôle.
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Questions fréquentes
Mon expert-comptable peut-il produire le FEC ?
Oui, lorsque la comptabilité est tenue dans son logiciel. Si vous la tenez vous-même, votre outil doit pouvoir le générer.
Le FEC concerne-t-il les petites entreprises ?
Oui, dès lors que la comptabilité est informatisée, quelle que soit la taille de l’entreprise.
Combien de temps conserver le FEC ?
Pendant la durée du droit de contrôle de l’administration, et plus largement selon les règles de conservation des documents comptables.
Que se passe-t-il si le FEC est incomplet ?
Un fichier non conforme expose à une amende et peut conduire l’administration à écarter la comptabilité. D’où l’intérêt d’un contrôle annuel.
Le FEC contient-il les pièces justificatives ?
Non, uniquement les écritures, avec les références des pièces. Les justificatifs doivent être conservés séparément.